fbpx

ASÍ organizamos Yo Emprendedora (nuestro sistema, paso a paso)

Esta semana nos vamos a poner estratégicas y vamos a hablar de organización de negocios.

De este tema Estefanía podría hablarnos mucho mejor, de hecho tiene un curso en el Club que se llama “Organiza tu negocio como una PRO” y que, si aún no has visto, estoy segura que te ayudará mucho.

Yo hoy no te voy a hablar de sistemas muy enrevesados, ni de nada que no puedas empezar a aplicar desde hoy mismo. Porque si me conoces un poco sabrás que, en los negocios, busco SIMPLIFICAR al máximo todo.

Cuántas menos herramientas, menos procesos, y menos personas, mejor.

Y, aunque todo es mejorable, creo que la forma que tenemos de organizarnos en Yo Emprendedora nos funciona muy bien en el punto en el que estamos ahora, y es aplicable a todo tipo de negocios.

No es nada fácil, pero si lo que buscas es tener orden y claridad en tu negocio, estos sistemas que hoy te voy a compartir seguro que te ayudan.

Antes de empezar, quiero comentarte que si te gusta el podcast, y en particular estos episodios sola, y quieres apoyarnos, nos ayudaría muchísimo si dejas una reseña en Apple Podcast o Ivoox, y lo compartes en tus stories.

Y ahora así, vamos con estos sistemas:

Vamos a dividirlo por partes, para que esté todo muy claro.

 

  1. EQUIPO

En Yo Emprendedora usamos varios programas para organizar las tareas del equipo, hacer seguimiento y comunicarnos diariamente.

  1. La primera es TRELLO. Trello es un gestor de tareas donde puedes tener diferentes secciones para organizar tus proyectos, asignar tareas al equipo y hacerles seguimiento.

A mí me costó tiempo animarme a usar un gestor de tareas, pero desde que lo usamos estoy súper contenta y todo va mucho más fluido.

En Yo Emprendedora lo usamos de la siguiente forma:

  • Tenemos 3 secciones diferentes: Una para el Club, otra para el podcast y otra para los emails. Y dentro de cada sección hay diferentes boards.

Por ejemplo, en el podcast tenemos 3 boards: uno para el calendario, otro para los audios, y otro para las partes que publicamos en redes.

Entonces, el sistema es el siguiente: En el board de “AUDIO” tenemos las siguientes filas: Episodios próximamente disponibles, episodios listos para editar, Audio listo, Audio programado, Audio publicado.

En la primera fila pongo una tarjeta por cada episodio que próximamente estará disponible para editar. Una vez lo grabo, pongo el enlace y lo paso a la siguiente columna “episodios listos para editar” y etiqueto a la editora. Cuando ella lo edita, lo pasa a la siguiente columna “Audio listo” y etiqueta a nuestra A.V para que pueda crear el blog y subirlo a las plataformas. Y cuando lo hace, pasa la tarjeta a “Audio programado”.

Así de fácil.

Antes de tener este sistema, todo pasaba por mí, y era un caos. A parte que yo hacía de cuello de botella claramente. Pero ahora, cada una sabe lo que tiene que hacer y todo va mucho más fluido. Tanto, que la mayoría de las veces ni me entero del proceso.

  1. Luego, para comunicarnos, usamos SLACK. SLACK también es gratuito y está genial porque puedes crear distintos canales y así tener las conversaciones organizadas.

Por ejemplo, nosotras tenemos un canal para hablar del calendario del mes, otro para profes, otro para colaboraciones, otro para pagos y facturación, otro para el contenido del grupo de Facebook etc.

Y, si fuera necesario, también usamos Whatsapp para cosas rápidas y puntuales.

        c) Y por último usamos Zoom para las reuniones, que en mi caso son muy de vez en cuando,      porque prefiero solucionar las cosas rápidamente por los otros 2 canales, y después quedar en persona o tomar un café virtual para charlar de la vida y los negocios. Pero no son reuniones como tal.

Y así es como nos organizamos con el equipo semana a semana.

 

  1. AHORA, HABLEMOS DE LA DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS, BARRA WIKI.

De esto también tenemos un curso que te puede venir genial dentro del Club, y que hizo otra de nuestras queridas miembros del equipo, Rocío Secilla.

Cuando se trata de documentar procesos, sigo mi filosofía de vida y negocio: KEEP IT SIMPLE.

Por si alguna no sabe a qué me refiero con documentación de procesos o wiki, consiste, como su propio nombre indica, es documentar todos los procesos que llevamos a cabo en nuestro negocio, para así facilitarnos la vida y ahorrar mucho tiempo.

Para que veáis un ejemplo claro, en Yo Emprendedora tenemos documentados los procesos que llevamos a cabo todas las miembros del equipo. Por ejemplo, en el Club tenemos TODO, desde el proceso de bienvenida, las automatizaciones de los pagos, los errores más frecuentes y cómo solucionarlos, los cursos del Club, las colaboraciones etc.

Y eso se hace por varios motivos. 

Primero, porque nos agiliza mucho el trabajo del día a día, y nos permite tener ahorrar un tiempo valiosísimo.

Segundo, porque si el día de mañana alguien se va del equipo, que siempre puede pasar, podemos encontrar más fácilmente a otra persona y compartirle todos los materiales y recursos para que puedan seguir con el trabajo como lo hacemos en Y.E

Y tercero, porque también nos ahorraría mucho tiempo a la hora de entrenar a un nuevo miembro del equipo.

Quizá piensas que esto de la Wiki solo se aplica cuando tienes un negocio más establecido con un equipo. Pero la realidad es que empezar con esto desde el principio te va a ayudar muchísimo, aunque solo seas tú, y aunque estés empezando.

Piensa en los procesos que llevas a cabo en el día a día de tu negocio y empieza a documentar estos sistemas. Puedes empezar con algo tan básico, pero que te ahorrará muchísimo tiempo, como creando emails modelo contestando los emails que más se repiten en tu bandeja de entrada, hablando de tus servicios, buscando colaboraciones etc.

¿Y dónde puedes crear y guardar esta wiki? Nosotras lo tenemos en Trello. Pero también puedes hacerlo en Google Drive, Dropbox, Asana…

Para darte más claridad sobre cómo hacerlo, nosotras tenemos nuestra wiki en un único board. Y dentro tenemos muchas columnas: Equipo, imágen de marca, recursos, gestión del email, podcast, miembros, plataforma, colaboraciones etc.

Y, dentro de cada uno, vamos creando tarjetas. Por ejemplo, en Madrinas, que es un programa uno a uno de acompañamiento dentro del Club, tenemos 2 tarjetas: proceso completo, correos para las parejas, y gestión de incidencias. Y dentro de cada uno, hay un enlace a un vídeo cortito y/o un documento de drive, donde se explica el proceso. 

Y después tenemos la información, documentación y demás en Google Drive. De esto te hablo ahora.

 

  1. ORGANIZACIÓN Y DOCUMENTACIÓN

Es gracioso porque, hasta no hace mucho, tenía todos mis documentos importantes guardados en el ordenador. Pero un día me dio un flush y me puse a guardarlos en la nube. Y unos días después, se me estropeó el ordenador.

Y fue una señal del universo para jamás volver a guardar NADA en el ordenador.

Lo tengo TODO en la nube, y gracias a eso puedo dormir tranquila.

Te cuento cómo lo organizo en mi caso.

Yo uso Google Drive y Dropbox. Ambos con la versión de pago.

En Drive creo y guardo todo lo referente a Yo Emprendedora. Desde nuestros emails, estrategias de lanzamiento, episodios del podcast, documentación de la wiki, contratos etc.

Ahí está, sano y salvo.

Y todo organizado por carpetitas, con sus años correspondientes.

Después uso Dropbox como un segundo backup para las cosas más importantes. Ahí tengo todo lo referente a nuestras facturas y cuentas, documentación personal, y cada mes me descargo la base de datos y la guardo ahí, por si acaso.

Las facturas también las tenemos en la nube, en nuestro programa de facturación QUADERNO, y en el programa online de mi gestora, ¡triple protección!

Ah! Y en Dropbox también tengo todas las publicaciones de redes sociales, ordenado por carpetas por años y meses. Y como también tengo dropbox en el móvil, así me es mucho más fácil compartir y encontrar los post en cada momento.

Y, para terminar con este tercer apartado de organización y documentación, tengo que hablarte de AIRTABLE, un programa que usamos únicamente para llevar el tracking de las miembros del Club, con la etiqueta del tipo de membresía que tienen, cuándo se unieron, cuál es su nombre en Facebook (para, si salen, poder sacarles del grupo), y si están o no activas.

Airtable lo usamos en su versión gratuita.

Esto con respecto a la organización y documentación.

 

  1. BASE DE DATOS

Aquí quiero hablaros brevemente de nuestra base de datos. Nosotras tenemos distintas bases, desde los clientes del Club, que lo tenemos en Airtable, a la base de datos de email.

Esta segunda es súper valiosa, y nosotras invertimos mucho tiempo, esfuerzo y dinero en cuidarla y aumentarla.

Esta lista de emails la tenemos en nuestro programa de email marketing, que es Mailerlite. Es de pago, pero no es demasiado cara. De hecho creo que hasta los 1.500 suscriptores es gratis.

Y, como te decía antes, nos la descargamos cada 3-4 semanas y la guardamos en Dropbox.

Bueno, cada 3-4 semanas cuando no crecemos demasiado rápido. Pero ahora que estamos creciendo bastante, intento descargarla cada semana o así.

Simplemente es un grado extra de seguridad. Por si acaso.

Y… creo que esto sería todo.

Como ves, no es nada complejo ni enrevesado. Y la mayoría, por no decir todos estos programas, son gratuitos o tienen versión gratuita. Por lo que no hay ninguna razón por la que tú no puedas empezar a organizar mejor tu negocio.

De verdad te digo que, cuanto antes empieces, MUCHO MEJOR. 

Piensa que no estás haciendo un hobby, estás creando un negocio. Y tienes que tratarlo como tal.

Con esta charla de hoy te animo a que, estos días, mires de qué manera puedes empezar a organizar mejor tu negocio, tus procesos y sistemas.

Y SÚPER IMPORTANTE, RECUERDA TENERLO TODO SIEMPRE SIEMPRE SIEMPRE EN LA NUBE.

Dicho esto, me voy despidiendo, y nos escuchamos la semana que viene con otro súper episodio.

Gracias por quedarte hasta el final, y hasta pronto.

Notas del Episodio:

Laura